Kanz­lei und Beruf” im Janu­ar 2016

Januar2016

Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand – Büro­ver­se­hen oder Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den?

Ange­hö­ri­ge der rechts- und steu­er­be­ra­ten­den Beru­fe müs­sen für eine zuver­läs­si­ge Fris­ten­kon­trol­le sor­gen und die Orga­ni­sa­ti­on des Büro­be­triebs so gestal­ten, dass Frist­ver­säum­nis­se ver­mie­den wer­den2. Die Tat­sa­chen zur Begrün­dung des Antrags auf Wie­der­ein­set­zung müs­sen inner­halb der in § 56 Abs. 2 Satz 1 FGO bestimm­ten Frist von einem Monat voll­stän­dig, sub­stan­ti­iert und in sich schlüs­sig dar­ge­legt wer­den3. Sie müs­sen fer­ner bei der Antrag­stel­lung oder im Ver­fah­ren über den Antrag glaub­haft gemacht wer­den (§ 56 Abs. 2 Satz 2 FGO).

Wird ‑wie im Streit­fall- Wie­der­ein­set­zung in den vori­gen Stand wegen eines ent­schuld­ba­ren Büro­ver­se­hens begehrt, so muss sub­stan­ti­iert und schlüs­sig vor­ge­tra­gen wer­den, dass kein Orga­ni­sa­ti­ons­feh­ler vor­liegt. Der Pro­zess­be­voll­mäch­tig­te muss alle Vor­keh­run­gen getrof­fen haben, die nach ver­nünf­ti­gem Ermes­sen die Nicht­be­ach­tung von Fris­ten aus­zu­schlie­ßen geeig­net sind, und muss durch regel­mä­ßi­ge Beleh­rung und Über­wa­chung sei­ner Büro­kräf­te für die Ein­hal­tung sei­ner Anord­nun­gen Sor­ge getra­gen haben4. Bei Bevoll­mäch­tig­ten, die die Rechts- und Steu­er­be­ra­tung berufs­mä­ßig aus­üben, ist die Schil­de­rung der Fris­ten­kon­trol­le sowie der Post­aus­gangs­kon­trol­le nach Art und Umfang erfor­der­lich und die­se durch Vor­la­ge des Fris­ten­kon­troll­buchs und des Post­aus­gangs­buchs glaub­haft zu machen. Denn zu den in Betracht kom­men­den objek­ti­ven prä­sen­ten Beweis­mit­teln gehört bei Ange­hö­ri­gen der rechts- und steu­er­be­ra­ten­den Beru­fe ins­be­son­de­re die Ein­tra­gung der Frist in ein Fris­ten­kon­troll­buch, das Fest­hal­ten der Absen­dung frist­wah­ren­der Schrift­stü­cke in einem Post­aus­gangs­buch und das Löschen einer Frist auf der Grund­la­ge der Aus­gangs­ein­tra­gung im Post­aus­gangs­buch5.

Bei einer Ver­sen­dung durch die Post gehört zu einem zuver­läs­si­gen Kon­troll­sys­tem, dass zwi­schen dem Fris­ten­ka­len­der und dem Post­aus­gangs­buch eine Über­ein­stim­mung in der Wei­se sicher­ge­stellt wird, dass die Fris­ten im Kalen­der erst auf der Grund­la­ge der Ein­tra­gun­gen im Post­aus­gangs­buch gelöscht wer­den6.

Die­sen Maß­stä­ben genüg­te der Vor­trag des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten des Klä­gers im hier ent­schie­de­nen Fall nach Ansicht des Bun­des­fi­nanz­hofs nicht:

Er erläu­tert ‑unter Bei­fü­gung von Kopi­en aus den Hand­ak­ten und Fris­ten­ka­len­der- zwar, dass die jewei­li­ge Frist nach Bear­bei­tung von ihm in der Akte gestri­chen wur­de und von Frau F sodann im Fris­ten­ka­len­der zu strei­chen war, nach­dem der Schrift­satz in die Post­aus­gangs­map­pe gege­ben und von Frau F gefaxt oder zum Post­ver­sand fer­tig kuver­tiert wur­de. Er hat aber weder dar­ge­legt noch glaub­haft gemacht, dass ein Post­aus­gangs­buch geführt wur­de oder eine dem ver­gleich­ba­re Doku­men­ta­ti­on des Post­aus­gangs statt­ge­fun­den hat. Damit war nicht aus­ge­schlos­sen, dass Fris­ten im Fris­ten­ka­len­der nur auf der Grund­la­ge von Ein­tra­gun­gen im Post­aus­gangs­buch, son­dern ver­se­hent­lich gelöscht wer­den. Dem Vor­trag des Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten ist auch nicht zu ent­neh­men, wel­che ande­ren Vor­keh­run­gen er gegen ver­se­hent­li­che Löschun­gen von Fris­ten getrof­fen hat. Die­ser Orga­ni­sa­ti­ons­man­gel ist kau­sal für die Frist­ver­säum­nis. Denn bei Füh­rung eines Post­aus­gangs­buchs und der Anwei­sung, Fris­ten nur auf der Grund­la­ge einer Ein­tra­gung im Post­aus­gangs­buch zu löschen, wäre es ‑man­gels Ein­tra­gung im Post­aus­gangs­buch- nicht zu einer Löschung der Begrün­dungs­frist gekom­men.

Hin­zu kommt, dass die Begrün­dungs­frist für die Beschwer­de gegen die Nicht­zu­las­sung der Revi­si­on nicht zu den übli­chen, häu­fig vor­kom­men­den und ein­fach zu berech­nen­den Fris­ten gehört7. Der Pro­zess­be­voll­mäch­tig­te ist daher bei der Prü­fung und Über­wa­chung des Per­so­nals zu beson­de­rer Sorg­falt ver­pflich­tet8.

Der Pro­zess­be­voll­mäch­tig­te hat weder dar­ge­legt noch glaub­haft gemacht, dass er die­ser beson­de­ren Prü­fungs- und Über­wa­chungs­pflicht nach­ge­kom­men ist. Dafür bestand vor­lie­gend gestei­ger­ter Anlass, weil der Bevoll­mäch­tig­te mit der Frist­über­wa­chung kei­ne aus­ge­bil­de­te und bewähr­te Fach­kraft betraut hat, son­dern eine Aus­zu­bil­den­de, die erst „seit über einem Jahr” bei ihm beschäf­tigt war. Selbst wenn sie sorg­fäl­tig aus­ge­bil­det wur­de, gehör­te sie nicht zu dem Kreis des Büro­per­so­nals, das auf­grund sei­ner Aus­bil­dung und län­ger­fris­ti­gen Erpro­bung die Über­wa­chung von Beschwer­de­fris­ten eigen­ver­ant­wort­lich aus­füh­ren darf9. Der Pro­zess­be­voll­mäch­tig­te hät­te sich daher nicht auf regel­mä­ßi­ge Kon­trol­len beschrän­ken dür­fen, son­dern durch kurz­fris­ti­ge und situa­ti­ve Kon­trol­len des Fris­ten­ka­len­ders dafür sor­gen müs­sen, dass etwai­ge Feh­ler oder Ver­se­hen der Aus­zu­bil­den­den recht­zei­tig erkannt wor­den wären. Dies war schließ­lich auch des­halb gebo­ten, weil für den Man­dan­ten unter einem Kanz­lei­ak­ten­zei­chen drei Akten und damit drei Ver­fah­ren geführt wur­den, sodass Ver­wech­se­lun­gen nicht nur abs­trakt mög­lich, son­dern dem Pro­zess­be­voll­mäch­tig­ten bereits auf­ge­fal­len waren, als die Aus­zu­bil­den­de das Urteil des Finanz­ge­richt der fal­schen Akte zuge­ord­net und die Frist dort ein­ge­tra­gen hat­te.

Bun­des­fi­nanz­hof, Beschluss vom 17. Novem­ber 2015 – V B 56/​15

  1. BFH, Beschlüs­se vom 16.09.2014 – II B 46/​14, BFH/​NV 2015, 49, sowie vom 09.01.2014 – X R 14/​13, BFH/​NV 2014, 567
  2. BFH, Beschluss vom 27.07.2011 – IV B 131/​10, BFH/​NV 2011, 1909
  3. vgl. BFH, Beschlüs­se in BFH/​NV 2015, 49, sowie vom 28.03.2014 – IX B 115/​13, BFH/​NV 2014, 896
  4. BFH, Beschlüs­se vom 07.02.2002 – VII B 150/​01, BFH/​NV 2002, 795; vom 24.06.2002 – IX R 38/​01, BFH/​NV 2002, 1467; und vom 14.12 2011 – X B 50/​11, BFH/​NV 2012, 440
  5. vgl. BFH, Urteil vom 07.12 1988 – X R 80/​87, BFHE 155, 275, BSt­Bl II 1989, 266, sowie BFH, Beschlüs­se vom 05.11.1998 – I R 90/​97, BFH/​NV 1999, 512; vom 13.11.1998 – X R 31/​97, BFH/​NV 1999, 941, sowie vom 14.12 2001 – XI R 21/​01, BFH/​NV 2002, 657
  6. BFH, Beschlüs­se vom 09.02.2004 – VIII R 56/​03, juris; vom 25.03.2003 – I B 166/​02, BFH/​NV 2003, 1193, sowie in BFH/​NV 1999, 512; BFH, Urteil in BFHE 155, 275, BSt­Bl II 1989, 266, unter 2.a und b der Grün­de, m.w.N.
  7. BFH, Beschlüs­se vom 03.04.2013 – V R 24/​12, BFH/​NV 2013, 970; und vom 08.02.2008 – X B 95/​07, BFH/​NV 2008, 969 zur Revi­si­ons­be­grün­dungs­frist
  8. BFH, Beschlüs­se in BFH/​NV 2013, 970, und in BFH/​NV 2008, 969
  9. vgl. BGH, Beschluss vom 20.10.1988 – VII ZB 22/​88, HFR 1990, 151